De meest kostenefficiënte en handigste manier om een bedrijfsvoertuig op te laden is vaak a) ’s nachts wanneer de bestuurder niet werkt en de elektriciteitsprijzen lager zijn, en b) thuis bij de werknemers op hun eigen laadpunt, als ze er eentje hebben tenminste. Maar dat brengt een uitdaging met zich mee: als de werknemer enkel zijn/haar factuur van het huishoudelijke elektrische verbruik indient, hoe weet de werkgever dan welk verbruik van het voertuig komt, en welk deel van de rest van de woning? Split billing biedt de oplossing.
Wat is split billing?
Met split billing houdt je EV-beheerplatform automatisch het stroomverbruik bij van de bedrijfswagen van je werknemer, los van hun huishoudelijk verbruik. Dit betekent dat werkgevers de kosten voor zakelijk laden thuis correct kunnen terugbetalen aan werknemers, en één duidelijke, geconsolideerde factuur ontvangen voor hun volledige vloot.
Tap Electric platform
Deze software automatiseert en beheert het volledige split billing-proces, het volgt het laadverbruik, berekent terugbetalingen, genereert geconsolideerde facturen voor de werkgever en waarborgt fiscale naleving voor alle laadsessies (thuis, op het werk en openbaar).
De werkgever
Als ondernemer of financieel verantwoordelijke ontvangt de werkgever duidelijke, geconsolideerde facturen voor alle laadsessies van bedrijfswagens. Werkgevers gebruiken het Tap Electric-platform om werknemers automatisch terug te betalen voor thuisladen, en krijgen volledig inzicht in het laadverbruik van de volledige vloot.
De fleet manager
Hij/Zij gebruikt Tap om toezicht te houden op en controle te krijgen over de elektrische vloot van het bedrijf. Hun taken omvatten het onboarden van nieuwe bestuurders en hun thuislaadpunten, het instellen van specifieke laadtarieven en het verzekeren van een efficiënte en conforme werking van de vloot.
De werknemer (EV-rijder)
De werknemer is de bestuurder van de bedrijfswagen die thuis, op het werk of onderweg laadt. Dankzij het Tap Electric-systeem ontvangt hij of zij automatisch een fiscaal conforme terugbetaling van alle thuislaadsessies, zonder manuele onkostennota's
Wat zijn de voordelen van split billing voor EV-laden?
Er zijn tal van voordelen aan het aanbieden van split billing aan werknemers:
- Werkgevers ontvangen één BTW-conforme factuur. Dit vereenvoudigt de administratie van alle laadkosten van hun werknemers en vervangt intensieve onkostennota’s. Deze factuur kan ook publieke laadsessies bevatten.
- Laadkosten kunnen lager uitvallen, omdat thuisladen meestal goedkoper is dan publiek laden.
- Werknemers genieten bovendien van het gemak van thuisladen. Ze kunnen hun wagen gewoon inpluggen bij thuiskomst.
- Eenvoudige terugbetaling voor werknemers. Geen gedoe meer met onkostennota’s – werknemers krijgen hun thuislaadkosten automatisch terugbetaald.
Wat zijn de uitdagingen van split billing voor EV-laden?
Bij het opzetten van split billing zijn er enkele belangrijke aandachtspunten:
- De partner van de werknemer heeft ook een EV. Hoe maak je onderscheid tussen beide wagens?
- De werknemer gebruikt de wagen deels privé. Hoe zorg je ervoor dat je enkel het zakelijke gebruik terugbetaalt?
Fiscale regelgeving. Afhankelijk van de lokale wetgeving gelden verschillende fiscale regels voor de diverse transactietypes.
Fiscale regelgeving in België: al wat je moet weten en hoe Tap je helpt conform te blijven.
Tap Electric vereenvoudigt het beheer van je EV-vloot en zorgt voor naleving van de complexe Belgische fiscale wetgeving.
Verplichte terugbetalingstarieven (CREG): Vanaf 1 januari 2025 gelden er in België maximale terugbetalingstarieven voor thuisladen. Deze tarieven zijn gebaseerd op de kwartaalcijfers van de CREG (Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas) en verschillen per regio.
Met Tap’s split billing kan je je terugbetalingstarieven in het platform instellen zodat ze automatisch overeenkomen met de CREG-tarieven, conform de Belgische wetgeving. Zie het officiële document van de Belgische overheid voor meer info over deze tarieven.
- BTW op laden:
- Thuisladen: In België is de terugbetaling van elektriciteit voor het thuisladen van een bedrijfswagen doorgaans vrijgesteld van BTW-heffing. Dit wordt namelijk beschouwd als een onkostenvergoeding waarop de werknemer reeds belasting betaalde aan de energieleverancier. Tap Electric genereert facturen die hieraan voldoen.
- Abonnementskosten voor split billing: De BTW wordt verlegd voor Belgische klanten, aangezien Tap Electric in Nederland is gevestigd.
- Publiek laden: De BTW wordt verlegd conform art. 51, § 2, 5 van het Belgische BTW-wetboek. Het gaat hier om de verkoop van een goed (elektriciteit), dus een binnenlandse B2B-transactie.
- Gedetailleerde rapportage en BTW-conforme facturen: Tap Electric levert maandelijkse rapporten en facturen die volledig voldoen aan de Belgische boekhoudregels. Deze documenten bevatten alle gegevens die de fiscus vereist en garanderen de correcte fiscale aftrekbaarheid.
- Automatisering en regelgevinf: Tap Electric automatiseert het volledige split billing-proces, beperkt fouten tot een minimum en verzekert naleving van de Belgische regelgeving.
Fiscale compliance in Nederland: wat je moet weten en hoe Tap je helpt conform te blijven
Tap Electric vereenvoudigt het beheer van je EV-vloot en helpt je bij het naleven van de Nederlandse fiscale regels rond bedrijfswagenladen.
Thuisvergoeding voor EV-laden:
In Nederland bestaan er geen verplichte terugbetalingstarieven zoals de CREG-tarieven in België. Werkgevers vergoeden meestal op basis van de werkelijke elektriciteitsprijs per kWh (volgens het energiecontract van de werknemer) of een gebruikelijk vast tarief per kWh. De voorwaarde is dat de vergoeding zakelijk verantwoord moet zijn en niet boven de werkelijke kosten mag uitkomen, om te vermijden dat het als belastbaar loon wordt beschouwd.
Met Tap’s split billing kan je het exacte verbruik thuis correct meten en de vergoedingspercentages instellen binnen het platform. Zo zijn terugbetalingen transparant en conform de Nederlandse fiscale regels.
- BTW op laden:
- Thuisladen: In Nederland is de werknemer de eindverbruiker wanneer hij thuis laadt. De energieleverancier rekent dus btw aan aan de werknemer. De terugbetaling door de werkgever is daarom meestal vrij van btw, omdat de werknemer deze al betaald heeft. Tap Electric zorgt voor correcte verwerking in de administratie.
- Abonnementskosten voor split billing: Onderworpen aan het standaard btw-tarief in Nederland. Publiek laden: Volledig onderworpen aan het Nederlandse btw-tarief.
- Gedetailleerde rapportage en fiscale verantwoording: Tap Electric levert uitgebreide maandelijkse rapporten en facturen die voldoen aan de Nederlandse administratieve vereisten. Ze bevatten alle noodzakelijke info om thuisvergoedingen correct te verantwoorden tegenover de fiscus.
- Automatisering en compliance: Tap Electric automatiseert het hele split billing-proces voor je Nederlandse vloot. Deze automatisering vermindert fouten en waarborgt een constante naleving van de fiscale regelgeving.
Hoe werkt split billing met Tap?
Tap Electric biedt een totaaloplossing voor werkgevers en bestuurders – met ondersteuning voor laden in het openbaar, op het werk én thuis (via split billing). In sommige gevallen is de werkgever ook de bestuurder, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak.
Het Tap EV-beheerplatform integreert met de ingebouwde meter van de lader, detecteert wanneer werknemers laden en automatiseert betaling en facturatie voor de werkgever.
- De werknemer laadt de EV thuis op. Tap detecteert nauwkeurig het stroomverbruik.
- Het platform berekent welk deel zakelijk is, conform de lokale wetgeving.
- Tap genereert een btw-conforme factuur voor de werkgever.
- De werkgever betaalt de werknemer automatisch terug (via Tap).
Je kan split billing voor je volledige vloot activeren in enkele minuten met Tap:
- Maak een account aan op web.tapelectric.app als je nieuw bent bij Tap.
- Voeg de thuislocatie van je werknemer toe aan je account. Stel hier de toegangsopties in en voeg eventueel de partner toe als die ook een EV heeft.
- Maak een vloot aan. Ook als je alleen bent met je bedrijfswagen, moet je een vloot instellen.
- Voeg een nieuwe bestuurder toe aan je vloot. Koppel een Tap-laadpas aan deze werknemer. Indien je laadpassen nodig hebt, neem contact op via [email protected].
- Activeer de optie “thuisvergoeding” voor de bestuurder. Voeg vervolgens hun bankgegevens en het overeengekomen terugbetalingstarief toe.
Dat is alles! Split billing is nu ingesteld voor deze werknemer. Met deze opzet worden verschillende uitdagingen opgelost:
1
Inzichtelijke laadsessies:
Iedere laadsessie wordt gestart met een unieke laadpas of app-account, waardoor het eenvoudig te zien is wanneer je werknemer de lader gebruikt en wanneer iemand anders, zoals bv. een partner, deze gebruikt.
2
Scheiding tussen privé en zakelijk laden:
Als de werknemer privé rijdt, kunnen ze moeiteloos overschakelen naar hun persoonlijke Tap-account om zowel thuis als onderweg te laden en af te rekenen.
3
Heldere, conforme facturen:
Tap zorgt elke maand voor een belastingconforme factuur met een volledig overzicht van alle laadactiviteiten van de werknemers. Dit wordt aangevuld met een gedetailleerd, downloadbaar rapport over het verbruik, inclusief de namen van werknemers en locaties.
Waarom Tap gebruiken voor je fleetbeheer?
- 24/7 ondersteuning voor jou en je EV-rijders
- Ontvang één overzichtelijke belastingconforme factuur voor alle maandelijkse laadactiviteiten van je werknemers.
- Gedetailleerde rapporten geven je inzicht in wie, waar en wanneer laadt.
- Automatiseer de maandelijkse uitbetalingen voor jou en je werknemers.
- Je werknemers krijgen toegang tot de Tap Electric app en de bijbehorende Tapkey laadpas, de enige laadpas op de markt met tweefactorauthenticatie (2FA) voor extra veiligheid.
- Beheer je eigen laadstations kosteloos via ons uitgebreide laadbeheerplatform.
Beheer je fleet met één eenvoudig en betaalbaar abonnement bij Tap.
Onbeperkt aantal laadstations, onbeperkt aantal sessies, alles voor één vaste lage prijs.
